Secrétaire de Direction
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Alger,Algerie Expire le : 07 Novembre 2026Details:
Activités principales
-l’organisation quotidienne du secrétariat de la Direction.
-Recevoir, enregistrer, classer et transmettre les courriers et documents.
-Rédiger et mettre en forme les correspondances administratives.
-Préparer les notes, rapports, comptes rendus et autres documents demandés.
-Assurer la gestion et le classement des dossiers de la Direction.
-Effectuer les photocopies, scans, impressions et archivage des documents.
-Assurer la conservation et la confidentialité des documents.
-Gérer l’agenda du Directeur.
-Organiser et planifier les rendez-vous et réunions.
-Préparer les convocations et invitations.
-Confirmer les rendez-vous avec les différents interlocuteurs.
-Préparer les documents nécessaires aux réunions.
-Informer le Directeur des rendez-vous et échéances importantes.
-Assurer le suivi des correspondances adressées aux différents services.
-Effectuer les relances nécessaires concernant les dossiers en attente.
-Gérer la messagerie électronique de la Direction selon les instructions du supérieur hiérarchique.
-Diffuser les comptes rendus aux personnes concernées.
-Assurer le suivi des décisions et actions décidées lors des réunions.
-Assurer l’accueil physique des visiteurs de la Direction.
-Réceptionner et orienter les appels téléphoniques.
-Orienter les visiteurs et interlocuteurs vers les services concernés.
-Assurer une communication professionnelle avec les administrations, partenaires et organismes externes.
-Filtrer et transmettre les informations au Directeur ou aux responsables concernés.
-Assurer le classement physique et numérique des dossiers.
-Mettre à jour les fichiers et tableaux de suivi.
-Veiller à la disponibilité rapide des documents recherchés.
-Participer à la numérisation et à la sauvegarde des documents.
-Respecter les procédures internes relatives à l'archivage et à la confidentialité.
COMPÉTENCES REQUISES
-Maîtrise des techniques de secrétariat.
-Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
-Maîtrise de la messagerie électronique.
-Bonne capacité de rédaction administrative.
-Maîtrise du classement et de l’archivage.
-Capacité à rédiger des comptes rendus et procès-verbaux.
-Bonne capacité d’organisation et de gestion des priorités.
-Rigueur et organisation.
-Discrétion et respect de la confidentialité.
-Sens de l’accueil et du relationnel.
-Ponctualité et assiduité.
-Réactivité et disponibilité.
-Autonomie.
-Esprit d’équipe et bonne capacité de communication.
Profil recherché
-Niveau Bac à bac+3, administration, gestion administrative, assistanat de direction ou domaine similaire.
-Une expérience de 2 ans minimum dans un poste de secrétariat ou d’assistanat administratif est souhaitée.
-Une expérience dans un établissement public, une administration ou une entreprise à caractère technique constitue un atout.