Assistante Direction

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Principales activités et responsabilités

• -Assurer la gestion de l'agenda du directeur et organiser les rendez-vous et réunions.
• -Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs.
• -Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.
• -Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, courriers et courriels.
• -Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer le suivi des décisions prises.
• -Organiser les déplacements et les réunions professionnelles, selon les besoins.
• -Assurer la liaison entre la direction, l'accueil, la caisse, les services de consultation, l'imagerie médicale et le laboratoire d'analyses.
• -Faciliter la transmission des informations administratives entre les différents services.
• -Suivre les demandes et signalements transmis à la direction.
• -Veiller au respect des procédures administratives internes.
• -Participer à la préparation des tableaux de bord et des rapports d'activité du centre.
• -Assurer le suivi administratif des prestataires et des organismes partenaires.
• -Préparer et suivre les dossiers administratifs du personnel en coordination avec le service concerné.
• -Participer au suivi des commandes de fournitures et des besoins administratifs.
• -Assurer le suivi des courriers entrants et sortants ainsi que des échéances administratives.
• -Préparer les documents nécessaires aux démarches administratives auprès des organismes compétents.
• -Contribuer à la collecte des informations nécessaires au reporting de la direction.
• -Garantir la confidentialité des documents et informations portés à sa connaissance.
• -Veiller à la protection des données personnelles et médicales conformément aux procédures applicables.
• -Respecter les règles de discrétion professionnelle et les procédures internes du centre.
• -Signaler à la direction toute anomalie administrative ou difficulté organisationnelle.
• -Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation administrative.