Operations Assistant
American International School of Algiers (Voir toutes les offres)
Alger,Algerie Expire le : 27 Decembre 2025Details:
Mission :
1) Administration de bureau & Support aux opérations
Maintenir des dossiers numériques et physiques organisés (contrats, reçus, bons de commande, journaux de service) ; veiller à ce que les documents soient classés et accessibles pour la Finance & RH.
Préparer des formulaires, lettres et rapports simples ; saisir avec précision les données dans les tableurs et systèmes de l’école.
Coordonner les achats et approvisionnements (demandes de devis, création de bons de commande, suivi des livraisons) en conformité avec les procédures financières.
Planifier les visites des prestataires et les rendez-vous internes ; gérer les calendriers partagés pour les opérations, la finance et les RH.
Soutenir les processus RH et Finance en collectant des signatures, en scannant/archivant les fichiers, et en préparant de courts résumés.
2) Conformité & Coordination administrative
Soumettre et collecter des documents officiels auprès des banques, autorités fiscales, CNAS/CASNOS et autres organismes publics.
Suivre les échéances et maintenir un calendrier de conformité simplifié ; alerter le Responsable Finance & RH des échéances à venir.
S’assurer que tous les reçus, formulaires et confirmations soient rapprochés et transmis à la Finance dans les délais.
3) Gestion des prestataires & des stocks
Servir de point de contact quotidien pour les prestataires de services (maintenance, utilities, internet, fournitures).
Tenir à jour une base de données fournisseurs (contacts, tarifs, dates de contrats) et suivre la qualité de service.
Contrôler les stocks (fournitures de bureau, équipements de base) et déclencher les réapprovisionnements dans le respect du budget.
4) Support installations & logement du personnel
Coordonner les demandes de maintenance courante et préventive avec les prestataires externes. Tenir un registre de maintenance et suivre les interventions pour les appartements des enseignants.
Réaliser des inspections périodiques afin de vérifier propreté et bon état ; transmettre les observations au responsable Facilities.
Assurer la logistique des logements hors site (checklists, clés, activation des services/utilités) et coordonner les entrées/sorties.
5) Supervision arrivée/départ & élèves
Contribuer à des procédures fluides et sécurisées d’arrivée/départ.
Assurer ponctuellement une supervision lors des transitions ou événements.
6) Support Sécurité & Sûreté
Réaliser des vérifications simples de sécurité (extincteurs, sorties) et signaler rapidement tout problème.
Contribuer à la communication et à la documentation liées à la sécurité (gardiennage, exercices d’urgence).
Coordonner avec l’Ambassade des États-Unis à Alger pour l’organisation des exercices de sécurité à l’échelle du campus.
Profil :
Professionnel, fiable et discret, capable de gérer des informations sensibles en toute confidentialité.
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps ; esprit proactif et orienté solutions.
Communicateur clair, collaborant efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes.
À l’aise pour alterner entre tâches administratives et interventions de terrain ponctuelles.
Motivé à travailler dans un environnement scolaire et à interagir avec respect avec élèves et familles.
Qualification :
Licence souhaitée (Administration des affaires, Gestion, Administration publique ou domaine connexe).
Maîtrise de Google Workspace et/ou MS Office (Docs/Word, Sheets/Excel, Drive/archivage).
Expérience en opérations, administration de bureau, approvisionnement, logistique ou coordination fournisseurs.
Connaissance des bases de la comptabilité/RH et bonnes pratiques d’archivage documentaire.
Sens aigu du détail ; excellente capacité de suivi.
Langues : arabe et/ou français requis ; anglais conversationnel souhaité.
Permis de conduire valide exigé.
Conditions de travail :
Lieu : Sur site à AISA, Ben Aknoun (Alger).
Horaires : Heures scolaires normales ; flexibilité occasionnelle en soirée/week-end (délais, dépôts urgents, accompagnement aéroport/livraisons).
Rémunération : Salaire compétitif selon expérience ; couverture santé, congés annuels et opportunités de développement professionnel.
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